Matkustamisen vaiva ja ilmastovaikutukset, säästökuri, aikapula… Web-kamera olisi jo vakiona tietokoneessa, mutta matkaan tulee silti lähdettyä. Onko etäneuvotteluilla edellytyksiä muuttua yritysviestinnän perustyökaluksi?
Tekniikan puolesta etäneuvottelut ovat jo nykypäivää. Toimistotason videopuheluun riittää nettiyhteys, tietokone, IP-osoite sekä kamera ja mikrofoni.
– Nykyteknologia mahdollistaa sujuvat ja katkeamattomat etäneuvottelut niin kuvan kuin äänenkin suhteen sekä kotimaahan että ulkomaille, kertoo Pitney Bowes Oy:n tuotepäällikkö Ari Majorin.
Ensimmäiset kuvapuhelimet esitettiin markkinoille New Yorkin maailmannäyttelyssä vuonna 1964. Siitä lähtien, aina internetin vallankumoukseen asti videoneuvottelujen sudenkuoppina olivat hinnan lisäksi maine, heikot tiedonsiirtokanavat ja riippuvuus hankalasta laitteistosta.
– Nykyisin etäneuvottelulaitteistot käyttävät kuvan ja äänen lähettämiseen ja vastaanottamiseen standardoitua protokollaa, joista yleisimmin käytetyt ovat H.323 ja SIP. Protokollia käyttävät laitteistot ovat yhteensopivia merkistä riippumatta, Majorin selvittää.
Kun ekologinen tietoisuus lisääntyy ja taantuma jatkuu, videoneuvotteluja pidetään vastauksina moniin kysymyksiin. Vaikka laitevalmistuksen ja internetin käytön hiilijalanjälki ei ole pieni, palaverimatkailuun suhteutettuna kyseessä on huomattavasti pienempi paha.
– Matkustaminen autolla ja lentäen kuuluu hiilidioksidipäästöjen suurimpiin aiheuttajiin. Kun etäneuvotteluja käyttämällä voidaan minimoida matkustaminen, etäneuvottelut ovat yksi helpoimmista tavoista säästää ympäristöä, Majorin arvioi.
Hyvistä argumenteista huolimatta suosion kasvu on toistaiseksi ollut loivaa.
– Kun tietoisuus ympäristön ja ilmaston hyvinvoinnista on kasvanut sekä huippuosaajien aikapula lisääntynyt, yritykset ovat kiihtyvässä tahdissa ottaneet etäneuvottelut osaksi päivittäistä toimintaansa. Kansainvälisen tutkimuksen mukaan etäneuvottelulaitteiden kysyntä tuplaantuu vuoteen 2014 mennessä, Majorin esittää.
Hinta ja kokeilukynnys vielä korkealla
Muun muassa autoteollisuuden ja langattomien järjestelmien teknologiaratkaisuihin erikoistuneen Elektrobitin Wireless-liiketoiminnan it-päällikkö Tuulia Myöhänen on Majorin kanssa samoilla linjoilla.
– Kasvua tapahtuu varmasti, varsinkin kun käyttö yleistyy ja hinnat laskevat. Halvimmat vaihtoehdot, kuten webkamerat ja Live Meetingin kaltaiset sovellukset, ovat jo nyt melko suosittuja ja edullisia.
Myöhäsen työpaikalla on videoneuvotteluhuone, mutta etäpalaverien tarve on ollut vähäistä. Yrityksessä kuitenkin järjestetään reaaliaikaisesti eri paikkakunnille videon avulla välitettäviä henkilötilaisuuksia.
– Henkilöstötilaisuuksissa video välittää kuvan ja äänen ainoastaan vastaanottajille. Kysymykset ja kommentit voi esittää muilla tavoin, jopa tekstiviesteillä. Itselläni ei kuitenkaan ole ollut tilannetta, joissa videokuva olisi ollut olennaista.
Telepresence-huoneista Myöhänen on innoissaan. Nimensä mukaisesti huoneiden tarkoituksena on luoda aidon läsnäolon tunteen. Vaikutelmaan on pyritty äänentoistolla, valaistuksella ja kameroiden sijoittelulla sekä suurilla laajakuvanäytöillä, jotka esittävät pöydän äärellä istuvat osapuolet luonnollisessa koossa.
Laadun kääntöpuolena on hinta. Suomessa huonejärjestelmä maksaa kaupunkilaiskolmion verran, tuntivuokra muutaman satasen. Tiedonsiirto vaatii paljon kaistatilaa sekä tietysti vastapuolen huoneen olemassaoloa.
– Huoneissa voi esimerkiksi jakaa tiedostoja niin kanneltavalta kuin suoraan paperista. Käyttöhinnat saisivat kuitenkin laskea vielä reippaasti, Myöhänen sanoo.
Hänen mielestään videoneuvottelut ovat fyysisen läsnäolon ja äänipuhelun välinen harmaa alue. Hän epäilee, että taustalla on suomalainen mentaliteetti tai ihan vain tottumuskysymys.
Vuorovaikutuskokemuksia tutkitaan
Puheluun verrattuna videoneuvottelijat saavat paljon enemmän informaatiota: keskustelu monipuolistuu, kun mukana on eleitä ja ilmeitä. Etäneuvotteluissa on helppoa kontrolloida palaverin etenemistä, jakaa asiaan liittyviä dokumentteja sekä hahmottaa, kuka sanoi mitäkin.
Monien mielestä aitoa fyysistä kontaktia on kuitenkin vaikeaa matkia. Mutta onko se ratkaisevaa?
Helsingin yliopiston psykologian laitoksen tutkija Jari Takatalo muistuttaa, että etäneuvotteluihin vaikuttaa iso joukko muuttujia – teknologisia, kuten esimerkiksi ääni, psykologisia, kuten tunteet ja sosiaalisia, kuten ryhmätyö.
– Etäneuvottelujen tutkiminen on vaikeaa, muttei mahdotonta. Esimerkiksi vastavuoroisuuden tunne on luonnollisissa tilanteissa korkeampi kuin teknologiavälitteisissä, etenkin kun ihmiset ovat toisilleen tuttuja. Luonnollisen tilanteen tuoma etu näyttää katoavan, kun joukko ennestään tuntemattomia ihmisiä laite-taan ratkaisemaan ongelmaa.
Takatalo viittaa aineistoon, joka on kerätty Helsingin yliopiston Psychology of Evolving Media and Technology (POEM) -tutkimusryhmän ja Nokian yhteistyöprojektissa. Vuorovaikutuskokemuksen ja sen taustojen ymmärtämiseen tähtäävässä projektissa on tarkasteltu sekä ennestään toisilleen tuntemattomien että pitkäaikaisten tiimien kokemuksia ääni-, Skype-, ja videoneuvottelutilanteissa.
Noin kolmannes ihmisistä raportoi tehneensä luonnollisissa tilanteissa sähköpostin lukemisen kaltaista aiheeseen liittymätöntä toimintaa. Kuvan ja äänen sisältävissä teknologiavälitteisissä tilanteissa määrä oli 40 prosenttia, mutta pelkällä äänellä käytävissä keskusteluissa luku nousee yli 60 prosenttiin.
– Ryhmäkoko ja osallistumisen aktiivisuus vaikuttavat toki lukuihin, Takatalo selvittää.
Oheistoiminnasta huolimatta osallistujat itse arvioivat videoneuvotteluja yhtä tehokkaiksi työmenetelmiksi kuin peruspalaverejakin.
Tutkija itse suhtautuu videoneuvottelujen tulevaisuuteen myönteisesti. Hän arvelee, että järjestelmää olisi vaikeaa jättää käyttämättä, jos sen hyödyntäminen olisi helpompaa.
– Kun yhteys saadaan vaivattomasti, asiat voidaan hoitaa myös vaatimattomalla laatutasolla. Tärkeää on se, että laitteisto toimii, eikä käyttäjän tarvitse säätää eri asetuksia ennen varsinaisen neuvottelun aloittamista.